Apa itu kantor virtual? Mungkin ada membayangkan bahwa kantor virtual adalah sebuah kantor virtual reality (VR) yang diakses melalui komputer. Tentu saja bukan! Pada dasarnya kantor virtual adalah layanan yang memberikan pemilik bisnis semua fasilitas komersial – alamat kantor dan nomor telepon, layanan komunikasi dan administrasi, serta akses ruang rapat tanpa perlu ruang kantor fisik.
Sebetulnya, bagaimana sih konsep (kantor virtual) virtual office? Bisakah bisnis skala kecil menerapkan konsep kantor virtual? Berikut ulasan lengkapnya.
Definisi Virtual Office
Investopedia menyatakan kantor virtual memfasilitasi alamat fisik dan layanan terkait kantor sebuah perusahaan tanpa biaya sewa dalam jangka waktu yang relatif panjang. Dengan adanya kantor virtual maka masing-masing karyawan bisa bekerja dari mana saja tapi tetap memiliki alamat surat menyurat, layanan penjawab telepon, ruang rapat, dan juga konferensi video.
Kantor virtual adalah solusi ruang kerja yang populer untuk para pekerja lepas dan pebisnis yang bekerja dari rumah tetapi menginginkan alamat bisnis yang tampak lebih profesional untuk perusahaan mereka. Kehadiran kantor virtual memberikan pemilik bisnis seluruh manfaat kantor offline yang strategis tanpa harus menyewa kantor yang sebenarnya, sekaligus meningkatkan kredibilitas bisnis Anda.
Cara Kerja Virtual Office
Kantor virtual sangat populer di kalangan pebisnis pemula atau startup yang ingin meminimalisir biaya operasional. Lalu, bagaimana cara kerjanya?
1. Alamat Virtual
Alamat kantor virtual berbentuk alamat daring. Meski tetap mencantumkan alamat fisik, para karyawan dan pelanggan akan bertukar informasi melalui surel, email, atau media komunikasi online lainnya.
2. Video Conference
Komunikasi sesama pekerja dapat terjaga denganVideo conference. Apalagi jika mengadakan rapat jarak jauh dengan beberapa anggota sekaligus. Sifatnya juga fleksibel dan tidak lekang oleh waktu maupun tempat.
3. Ruang Kerja Bersama
Masing-masing karyawan yang berada di kantor virtual bisa mengakses ruang kerja tersebut secara bebas. Keuntungannya, tercipta peluang untuk saling bersinergi antar karyawan dan kerjasama tim yang kompak
Manfaat Kantor Virtual
1. Hemat Biaya
Kantor virtual populer di kota-kota besar sebab, dapat menghemat biaya operasional perusahaan. Anda tak perlu sewa kantor per tahun, membayar biaya listrik/internet bulanan.
2. Citra Profesional
Para pebisnis pemula, atau startup perlu mengalokasikan banyak modal untuk mengembangkan brand mereka. Dengan kantor virtual, Anda dapat membangun dan mempertahankan citra profesional bisnis tanpa harus mengeluarkan budget setara kantor offline.
Baca juga: Pengertian Virtual Account dan Cara Kerjanya!
3. Efisiensi Waktu
Waktu di jalan – utamanya di kota besar, kemacetan adalah hal yang membuat waktu bekerja terasa lebih lama. Kantor virtual seolah bisa melegakan pekerjaan karyawan, karena Anda dan tim bisa bebas beraktivitas tanpa harus dibatasi ruang dan waktu. Waktu dalam sehari untuk fokus demi pengembangan bisnis Anda terasa jauh lebih panjang.
4. Fleksibilitas
Sebagian besar kantor virtual memiliki beberapa jenis ruang kerja bersama, sehingga Anda memiliki fleksibilitas untuk mengakses seluruh area yang ada di kantor virtual tersebut. Anda bukan hanya bisa mengakses ruang kantor pribadi (untuk alamat surat menyurat), tetapi memiliki akses ke ruang konferensi/ruang rapat sekaligus. Kantor virtual juga menawarkan fleksibilitas mengenai rapat. Jika biasanya rapat dilakukan beberapa kali dalam satu waktu, maka kantor virtual menyederhanakan persoalan ini. Anda bisa melakukan rapat secara daring yang lebih efisien, cukup menentukan jadwal dan menyetel laptop.
Saat Anda memahami bagaimana pentingnya kantor virtual dan menjadi pilihan para pelanggan, Anda siap membawa bisnis ke tingkat yang lebih luas. Untuk menunjang perluasan bisnis Anda, gunakan metode pembayaran sesuai referensi pelanggan. Anda dapat menerima berbagai metode pembayaran yang diinginkan pelanggan dengan Durianpay. Daftar dan coba demo gratis Durianpay sekarang!
