Invoice merupakan dokumen komersial yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Pada Invoice terdapat berbagai informasi terkait transaksi jual beli, seperti harga dan tanggal pembayaran. Invoice berbeda dengan nota ataupun kwitansi. Perbedaan yang utama adalah invoice bisa digunakan sebagai dokumen pajak sedangkan nota ataupun kwitansi tidak.
Membuat invoice sebenarnya cukup sederhana, namun saat jumlah yang dibuat semakin banyak hal ini menjadi sangat berat. Namun saat ini sudah ada beberapa pilihan cara untuk membuat invoice secara online. Sebelumnya, mari kita bahas lebih dalam mengenai alasan mengapa pembuatan invoice perlu diperhatikan.
Mengapa Invoice Penting?
1. Menyimpan Catatan Penjualan
Hal-hal yang pasti tertera di dalam invoice membuat catatan penjualan lebih mudah disimpan. Di dalam invoice terdapat informasi penting seperti waktu transaksi, identitas penjual, daftar produk atau jasa, jumlah pajak serta identitas pembeli. Data-data pada invoce mempermudah penjual dan pembeli bila ada masalah terkait transaksi yang berlangsung.
2. Melindungi Penjual Secara Hukum
Secara legal invoice berperan sebagai perjanjian antara penjual dengan pembeli. Invoice melindungi pemilik usaha kecil dari tuntutan hukum perdata yang tidak benar. Dengan adanya invoice, terdapat bukti bahwa pemilik usaha telah memberikan barang atau jasa tertentu pada waktu tertentu. Karena itu, invoice dengan tanda tangan atau konfirmasi keabsahan dari klien sangatlah penting bagi bisnis karena menggambarkan kesepakatan antara bisnis dengan klien. Tanpa adanya invoice, tidak ada catatan bahwa penjualan terjadi sehingga berpotensi memicu munculnya konflik.
3. Mempermudah Pengelolaan Pajak
Untuk mempermudah pengurusan pajak, sebaiknya bisnis membuat invoice penjualan. Pemilik usaha kecil sering kali disarankan untuk menyimpan seluruh data terkait transaksi yang berjalan, termasuk invoice. Gunanya, perusahaan akan lebih mudah saat membuat laporan pajak, memastikan jumlah pajak yang dibayarkan tepat, serta menghindari audit.
Cara Membuat Invoice Online
Dahulu, invoice dicetak di kertas dan dibuat beberapa rangkap supaya baik perusahaan maupun klien memiliki dokumen terkait transaksi tersebut. Saat ini, invoice dalam bentuk digital lebih umum dipakai. Jadi, dokumen digital hanya dicetak bila dibutuhkan, selebihnya invoice dikirimkan melalui surat elektronik kepada pihak-pihak terkait. Electronic record seperti ini juga lebih memudahkan pencarian dan pemilahan transaksi pada tanggal tertentu. Berikut beberapa cara untuk membuat invoice secara online:
1. Menggunakan Plugin WordPress
Bagi Anda pemilik bisnis dengan situs yang berbasis WordPress, Anda bisa menggunakan beberapa pilihan plugin WordPress. Plugin ini memungkinkan Anda untuk membuat invoice dengan waktu yang lebih singkat dan cara yang lebih mudah. Beberapa plugin gratis yang bisa Anda pilih adalah: Sprout Invoice, WooCommerce Pdf Invoice & Packing Slips, WP-Invoice, Invoice King Pro, Sprinvoice.
2. Menggunakan Platform Online
Anda juga bisa menggunakan platform editing yang sudah menyediakan template invoice. Contohnya seperti: Canva, Sleekr, atau Invoice Quick. Walaupun memiliki banyak pilihan template invoice yang bisa Anda gunakan, namun menggunakan platform ini akan memakan banyak waktu jika Anda harus membuat banyak invoice dalam waktu yang cepat.
3. Menggunakan Software Akuntansi
Software akuntansi mempunyai fungsi membuat laporan keuangan. Namun selain itu, software akutansi juga dapat digunakan untuk mencetak faktur penjualan. Hal yang menguntungkan dari penggunaan software akutansi adalah Anda mempunyai data pelanggan dan riwayat pelanggan. Selain itu, invoice juga bisa langsung dicetak dan dikirim ke pelanggan. Anda juga bisa kontrol atau membuat reminder tagihan piutang masing-masing pelanggan dan mencetak kwitansi pelunasannya.
Invoice memiliki peran yang penting dalam bisnis, oleh karena itu sangat penting untuk mengetahui bagaimana cara membuat invoice yang benar agar dokumen invoice Anda valid dan dapat diakui. Semoga artikel ini dapat membantu Anda untuk bisa membuat invoice dengan lebih efisien.
